Méthodologie - 3 niveaux de création
Niveau 1 - Niveau Principal
Niveau 2 - Niveau compte client
Niveau 3 - Niveau dossier et périphérique
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Méthodologie - 3 niveaux de création
A des fins méthodologiques, le chapitre suivant introduit la notion de niveau de création
de rapports et de notifications. Ceci afin de vous permettre de mieux comprendre où créer
rapports et notifications en fonction de vos besoins.
KPAX Manage permet de gérer les rapports et notifications à 3 niveaux différents. Ces 3 niveaux permettent d’obtenir des rapports ou notifications différents. En fonction de ce que l’on souhaite faire, il conviendra d’utiliser l’un de ces 3 niveaux. Il ne s’agit pas d’une limitation logicielle mais de guides d’usage.
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Niveau 1 - Niveau Principal
Ce niveau, appelé niveau 1, est le niveau permettant d’englober dans le rapport ou la notification l’ensemble des équipements du compte principal et des sous comptes.
Ce niveau est particulièrement pratique pour créer un rapport de type facturation mais conviendra moins aux notifications consommables.
C’est le niveau que vous utiliserez pour intégrer vos données dans l’ERP Artis.Net
Pour créer un rapport de niveau 1, il vous suffit de:
1. Sélectionner le niveau principal (ou niveau maître)
2. Cocher la case inclure les sous-comptes
3. Faire un clic droit sur le statut géré. En fonction de vos droits, vous verrez le menu vous permettant de créer un rapport ou une notification.
En d’autres termes, en utilisant le niveau 1, vous inclurez dans ce rapport ou cette notification l’ensemble des équipements gérés présents et futurs sur votre espace/serveur.
Conseil sur les rapports
Ce niveau convient tout particulièrement aux rapports de facturation puisqu’en un seul rapport vous disposez de l’ensemble des équipements gérés de votre serveur. Si un équipement est placé en gestion après la création du rapport, ce dernier l’ajoutera automatiquement. Vous pouvez donc en quelques clics automatiser les exports des informations compteurs vers un logiciel tiers. Le format XML Artis, permet d’exporter les données au format spécifique Artis.
Conseil sur les notifications
Ce niveau peut être utilisé pour les notifications suivantes:
(il ne s’agit pas d’une limitation logicielle mais d’un conseil d’usage)
• Notifications inactivités agents (vivement conseillé en niveau 1)
• Notifications inactivité périphériques (vivement conseillé en niveau 1)
• Notifications alertes techniques
• Notifications changement de consommables
• Notifications changement de pièces de maintenance
• Notifications nouveau périphérique (vivement conseillé en niveau 1)
En effet, pour ces notifications, vous n’avez, à priori, pas besoin de modifier les critères par comptes clients ou par périphériques. Une notification haut niveau devrait suffire.
Le niveau 1 est déconseillé pour les notifications suivantes:
• Notifications consommables
• Notifications pièce de maintenance
Vous pouvez créer des notifications consommables et pièces de maintenance au niveau 1 mais si vous devez affiner une de ces notifications pour un client, vous ne pourrez pas. Il vous faudra créer une nouvelle notification sur le compte client (niveau 2) et cette dernière viendra en doublon de celle créer en niveau 1.
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Niveau 2 - Niveau compte client
Ce niveau, appelé niveau 2, est un niveau de création de rapport ou de notification permettant de ne prendre en compte que les équipements d’un compte client.
Pour créer un rapport de niveau 2, il vous suffit de:
1. Sélectionner le niveau du compte client
2. Faire un clic droit sur le statut géré. En fonction de vos droits, vous verrez le menu vous permettant de créer un rapport ou une notification.
En d’autres termes, en utilisant le niveau 2, vous inclurez dans ce rapport ou cette notification l’ensemble des équipements gérés présents et futurs du compte client.
Pour créer un rapport de niveau 2, il vous suffit de:
1. Sélectionner le niveau du compte client
2. Faire un clic droit sur le statut géré. En fonction de vos droits, vous verrez le menu vous permettant de créer un rapport ou une notification.
En d’autres termes, en utilisant le niveau 2, vous inclurez dans ce rapport ou cette notification l’ensemble des équipements gérés présents et futurs du compte client.
Conseil sur les rapports
Ce niveau convient tout particulièrement aux rapports d’activité (usage de filtres) ou rapports de facturation à destination du client. Ce niveau ne sera pas conseillé pour vos propres rapports de facturation puisqu’il faudra en créer un par compte client ce qui est long, fastidieux et n’apportera aucune valeur ajoutée à celui créé en niveau 1.
Cependant, il peut arriver que le client souhaite recevoir une copie des rapports qui vous servent pour le facturer. Dans ce cas, vous pouvez créer ce rapport au niveau 2 en n’indiquant que lui en destinataire.
Conseil sur les notifications
Ce niveau peut être utilisé pour les toutes les notifications suivantes:
(il ne s’agit pas d’une limitation logicielle mais d’un conseil d’usage)
(il ne s’agit pas d’une limitation logicielle mais d’un conseil d’usage)
• Notifications consommables
• Notifications pièces de maintenance
• Notifications alertes techniques
• Notifications inactivité périphériques
• Notifications changement de consommables
• Notifications changement de pièces de maintenance
• Notifications pièces de maintenance
• Notifications alertes techniques
• Notifications inactivité périphériques
• Notifications changement de consommables
• Notifications changement de pièces de maintenance
L’intérêt de créer ces notifications au niveau 2 est que vous pouvez affiner les critères des notifications par compte client (seuil de déclenchement pour les consommables ou pièces d’usure, alerte technique spécifique sur ce parc, prise en compte du temps de livraison pour réapprovisionner le client, etc.)
On retrouvera moins souvent les notifications Nouveaux périphériques et Inactivité Agents sauf quand ces derniers sont créés pour être envoyés au client final.
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Niveau 3 - Niveau dossier et périphérique
Ce niveau, appelé niveau 3, est un niveau de création de rapport ou de notification permettant de ne prendre en compte qu’un dossier ou groupe d’équipements. Ce niveau sera principalement utilisé pour affiner les notifications consommables.
Pour créer un rapport de niveau 3, il vous suffit de:
1. Sélectionner le niveau du compte client
2. Créer un dossier et y mettre des équipements (cf documentation sur la gestion des périphériques)
3. Faire un clic droit sur le dossier vert (contenant des équipements gérés). En fonction de vos droits, vous verrez le menu vous permettant de créer un rapport ou une notification.
En créant un rapport ou une notification sur un dossier, vous isolez un ou plusieurs équipements pour y appliquer un traitement différent.
En d’autres termes, en utilisant le niveau 3, vous séparez les rapports ou notifications par groupe d’équipements.
En d’autres termes, en utilisant le niveau 3, vous séparez les rapports ou notifications par groupe d’équipements.
Conseil sur les rapports
Ce niveau convient tout particulièrement si vous créez des dossiers représentant services ou département et que vous souhaitez créer des rapports de facturation sur ces derniers.
Conseil sur les notifications
Ce niveau peut être utilisé pour les toutes les notifications suivantes:
(il ne s’agit pas d’une limitation logicielle mais d’un conseil d’usage)
(il ne s’agit pas d’une limitation logicielle mais d’un conseil d’usage)
• Notifications consommables
• Notifications pièces de maintenance
• Notifications alertes techniques
• Notifications pièces de maintenance
• Notifications alertes techniques
L’intérêt de créer ces notifications au niveau 3 est que vous pouvez affiner les critères des notifications par équipement ou groupe d’équipements.
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