Avant propos
Création d'un rapport périphérique
Création d'un rapport agent
Consulter un rapport existant
Modifier un rapport existant
Suppression d'un ou plusieurs rapports
Duplication de rapport
L'historique des rapports
Les exports d'historiques
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Avant propos
Les rapports dans KPAX Manage sont des exports programmés dans le temps à une fréquence définie par l’utilisateur. Les rapports peuvent être faits à plusieurs niveaux dans l’arborescence des comptes et peuvent contenir des données filtrées par des critères. Une vue personnalisée peut être appliquée à un rapport lui permettant d’être formaté comme vous le souhaitez.
La solution dispose d’un centre de rapport qui lui permet d’envoyer des informations aux utilisateurs par email ou de déposer des fichiers dans un dossier FTP pour être traités plus simplement par des logiciels tiers.
Vous trouverez ci-après une explication schématique du fonctionnement des rapports :
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Création d'un rapport périphérique
La création d’un rapport périphérique ne peut se faire que sur les équipements gérés ou nouveau et depuis l’onglet périphériques.
Pour créer un rapport périphérique:
1. Sélectionner un niveau
2. Cochez ou non l’inclusion des sous-comptes
3. Faites un clic droit sur le statut géré ou nouveau, sur un dossier vert ou cliquez dans le ruban.
Une fenêtre apparait vous permettant de paramétrer le rapport.
Cliquez sur Créer une fois la configuration achevée.
(2) Inclure ou non les sous comptes dans le rapport
(3) Vous pouvez appliquer une vue personnalisée au rapport. L'application de la vue personnalisée permettra de construire les CSV et XML en fonction de l'ordre et du choix des colonnes que vous avez fait dans la vue personnalisée.
(4) Choisissez la langue du rapport. La langue modifiera le contenu du corps du mail ainsi que les entêtes de colonne du CSV.
(5) En saisissant une adresse mail, vous activerez automatiquement l'envoi par mail. Séparez les adresses mails par des ";". Cochez le formats des pièces jointes.
(6) En saisissant les informations FTP, vous activerez automatiquement le dépôt FTP. Appuyez sur le bouton Tester pour valider les identifiants de connexion. Cochez les formats des fichiers à déposer.
(7) Configurez la fréquence d'envoi des rapports en choisissant l'intervalle et l'heure de départ.
(8) Cette fonction vous permet de tronquer les numéro de série Sharp à 8 caractères.
(9) Vous pouvez appliquer des filtres pour ne présenter dans le rapport que les équipements répondant aux critères saisis ici. Par exemple, ne recevoir que les équipements inactifs depuis plus de 72h ou dont le consommable noir est inférieur à 20%. Cochez les critères pour les activer.
Le critère inactivité du périphérique est séparé des autres par un ET, les autres critères sont séparés entre eux par des OU.
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Si vous appliquez des critères au rapport et que lors de la génération de ce dernier il n’y a aucun résultat, le rapport ne sera pas envoyé. |
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Création d'un rapport agent
Il vous est possible de créer des rapports dont le contenu est lié aux agents.
Pour créer un rapport agent:
1. Déplacez vous dans le menu Comptes / Agents
2. Sélectionnez un niveau
3. Cochez ou non l’inclusion des sous-comptes
4. Cliquez sur le bouton Créer un rapport dans le ruban
Une fenêtre apparait vous permettant de paramétrer le rapport.
Cliquez sur Créer une fois la configuration achevée.
(1) Choisissez le nom du rapport
(2) Inclure ou non les sous comptes dans le rapport
(3) Choisissez la langue du rapport. La langue modifiera le contenu du corps du mail ainsi que les entêtes de colonne du CSV.
(4) En saisissant une adresse mail, vous activerez automatiquement l'envoi par mail. Séparez les adresses mails par des ";". Cochez le formats des pièces jointes.
(5) En saisissant les informations FTP, vous activerez automatiquement le dépôt FTP. Appuyez sur le bouton Tester pour valider les identifiants de connexion. Cochez les formats des fichiers à déposer.
(6) Configurez la fréquence d'envoi des rapports en choisissant l'intervalle et l'heure de départ.
(7) Vous pouvez appliquer un filtre pour ne présenter dans le rapport que les agents répondant au critère saisis ici. Par exemple, ne recevoir que les agents inactifs depuis plus de 72h. Cochez la case du critère pour l'activer.
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Si vous appliquez des critères au rapport et que lors de la génération de ce dernier il n’y a |
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Consulter un rapport existant
1. Allez dans le menu Rapports
2. Sélectionner un niveau
3. Inclure ou non les sous-comptes
4. Cliquez sur l’onglet Rapports
Vous pouvez utiliser la colonne centrale pour naviguer dans les rapports.
Vous pouvez également cliquer sur les dossiers pour afficher les rapports créés sur ces derniers.
Vous pouvez appliquer des filtres, trier et grouper par colonnes.
En cliquant sur exporter les rapports, vous enregistrez le tableau de rapport tel que vous le voyez à l’écran.
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Modifier un rapport existant
Pour modifier un rapport, double cliquez sur ce dernier. Vous accéderez à la page de modification du rapport.
Une fois le rapport modifié, cliquez sur sauvegarder pour enregistrer les modifications ou annuler pour les ignorer.
Cliquez sur le bouton Envoyer maintenant pour générer immédiatement le rapport sans pour autant modifier
la programmation d’envoi de ce dernier. Le rapport partira dans les quelques minutes qui suivent.
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Suppression d'un ou plusieurs rapports
Vous pouvez supprimer un rapport en vous rendant dans l'onglet "Rapports" puis en faisant un clique droit sur le rapport que vous souhaitez supprimer.
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Duplication de rapport
Maintenant, il y a 2 méthodes de duplication différentes.
La première consiste à dupliquer le rapport sur le niveau sélectionné et le conserver dans l’univers lié à votre compte de connexion. Si vous dupliquez le rapport sur le niveau « Client » en le conservant dans votre univers, alors celui-ci sera visible dans votre environnement lorsque vous vous déplacerez sur le compte « Client ».
La deuxième consiste à dupliquer le rapport sur le niveau sélectionné, mais le déposer dans l’univers lié au compte de destination. Si vous dupliquez le rapport sur le niveau « Client » en le déposant dans l’univers du compte « Client », alors ce nouveau rapport ne sera pas visible dans votre univers, mais il sera visible dans l’univers des utilisateurs se connectant au niveau « Client ».
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L'historique des rapports
2. Sélectionner un niveau
3. Inclure ou non les sous-comptes
4. Cliquez sur l’onglet Historiques des rapports
La grille d’historique vous permet de consulter l’ensemble des rapports émis dans le temps.
Un indicateur vous permet de savoir si une erreur a eu lieu lors de l’envoi du rapport.
Un indicateur vert indique que l'envoi s'est bien passé (mail ou FTP)
Cet indicateur indique qu'une erreur s'est produite dans l'envoi du rapport. Si vous possédez deux méthodes d'envoi (Mail et FTP), cela peut, par exemple indiquer que le FTP a fonctionné mais pas l'envoi mail. Un indicateur orange apparait également lorsque le rapport a été généré mais qu'aucun résultat n'a été trouvé.
Cet indicateur informe que le rapport n'a pas été émis (FTP et mail). Il vous faut vérifier les informations de configuration du rapport, tester la connexion FTP ou la connexion avec le serveur SMTP.------------------------------
Les exports d'historiques
2. Sélectionner un niveau
3. Inclure ou non les sous-comptes
4. Cliquez sur l’onglet Historiques des rapports
5. Cliquez sur le bouton Exporter les historiques des rapports et choisissez une méthode.
L'export express
L'export avancé
Un .xls est généré contenant autant d’onglets que de type de rapports. Il y aura autant de lignes que d’éléments contenu dans le rapport émis.
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