PaperCut - Guide de dépannage du scan intégré – Portail Clients Bluemega

Avant propos
Le scan vers dossier
Le scan vers mail
Le scan vers dossier cloud
Le scan avec traitement de document (document processing / OCR)
Problèmes connus
FAQ
Liens utiles

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Avant propos

Cet article est dédié au dépannage du scan intégré PaperCut, il ne s'agit pas d'un guide d'installation ni d'utilisation du scan intégré.

Un guide de mise en place est disponible sur le site de l'éditeur.

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Le scan vers dossier

Lors d'un scan vers un dossier, le document est transmis du périphérique vers le serveur PaperCut, qui l'envoie alors vers le dossier de l'utilisateur.

Si le scan n'aboutit pas :

1. Vérifier la limite sur la taille des envois.

Depuis la console d'administration PaperCut, menu Options → Editeur de configuration, chercher la clé system.scan.folder-max-job-size-kb. Cette clé sert de limite à la taille des envois, et sa valeur est exprimée en ko. Si la taille du fichier scanné est supérieure à celle définie par cette clé, l'envoi sera refusé et une erreur apparaîtra dans les logs d'application.
La valeur de cette clé peut être modifiée librement, attention toutefois à définir une valeur raisonnable, des fichiers trop gros pouvant rapidement saturer l'espace disque du serveur.

2. S'assurer que le dossier utilisateur soit défini et accessible.

Depuis la console d'administration PaperCut, menu Utilisateurs, sélectionner un utilisateur, et vérifier la ligne "Répertoire personnel", le bouton "Tester" permet de vérifier que PaperCut ait bien accès au dossier :

3. S'assurer que le service PaperCut ait bien accès au dossier

Lorsque PaperCut tente d'envoyer le scan vers le dossier de l'utilisateur, il hérite des droits définis sur le service. Le compte de service par défaut est le compte "SYSTEM" local, et n'a souvent pas accès aux dossiers utilisateur.
Pour modifier cela, ouvrez les services Windows (services.msc), puis localiser le service "PaperCut application server" :

Sur le service PaperCut Application Server, effectuer un clic-droit → propriétés, puis ouvrir l'onglet "Connexion". Saisir le nom et le mot de passe d'un compte ayant accès aux différents dossier utilisateur :

Si cela ne fonctionne pas, tester le compte : ouvrir une session Windows avec ce compte, puis essayer de créer ou de déplacer un fichier vers le dossier de l'utilisateur → si le fichier ne peut pas être ajouté, alors le compte utilisateur n'a pas les accès nécessaires, il faut alors se rapprocher de l’administrateur système afin de configurer les accès du compte.

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Le scan vers mail

Lors d'un scan vers mail, PaperCut utilise le serveur SMTP configuré, et tente d'envoyer vers le fichier vers le SMTP du client.

Si le scan n'aboutit pas :

1. Vérifier la configuration SMTP

Depuis la console d'administration de PaperCut, ouvrir le menu Options → Notifications. S'assurer que les paramètres renseignés soient corrects.
En bas de cette page, une option permet de tester la configuration SMTP, si le mail de test n'arrive pas, alors il peut s'agir d'une mauvaise configuration SMTP, ou d'une règle bloquant les envois/réception de mails.

2. Utiliser l'adresse d'envoi paramétrée dans la configuration SMTP plutôt que celle de l'utilisateur

Dans certains cas, il peut y avoir des problèmes de droits d'accès lorsque PaperCut tente d'envoyer un email en utilisant l'adresse personnelle de l'utilisateur en tant qu'expéditeur.

Il faut dans ce cas utiliser l'adresse renseignée dans le menu Options → Notifications.

Ce paramètre peut être modifié directement dans le profil de scan :

3. Vérifier la limite sur la taille des envois

Depuis la console d'administration PaperCut, menu Options → Editeur de configuration, chercher la clé system.scan.email-max-job-size-kb. Cette clé sert de limite à la taille des envois, et sa valeur est exprimée en ko. Si la taille du fichier scanné est supérieure à celle définie par cette clé, l'envoi sera refusé et une erreur apparaîtra dans les logs d'application.
La valeur de cette clé peut être modifiée librement, nous recommandons de faire correspondre cette valeur à la valeur maximale acceptée par le serveur SMTP.

4. S'assurer que l'adresse email de l'utilisateur soit configurée et correcte

Pour que le scan vers mail soit disponible pour un utilisateur, il est nécessaire que celui-ci ait une adresse mail renseignée dans PaperCut. Cela peut être vérifié depuis le menu "Utilisateurs" de la console d’administration, dans la fiche de l’utilisateur concerné.

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Le scan vers le cloud

Contrairement aux autres destinations de scan, le scan vers cloud passe par les serveurs cloud de PaperCut avant d'être acheminés vers leur destination. Si ceux-ci n'aboutissent pas :

1. Vérifier que les ports correspondant soient correctement ouverts :

Le serveur doit accéder aux URL indiquées sur les ports suivants :

443 TCP (HTTPS), vers :
- https://*.papercut.com/*
- https://storage.googleapis.com/*

Les URL spécifiques suivantes sont appeléées :

443 TCP (HTTPS), with connection to:
- https://scan.cloud.papercut.com/*
- https://ocr.cloud.papercut.com/*
- https://scan.eu.cloud.papercut.com/*
- https://ocr.eu.cloud.papercut.com/*
- https://scan.papercut.com/* (legacy)

2. Vérifier la licence

Pour pouvoir être transmis vers les serveurs PaperCut, puis vers le dossier Cloud, il est nécessaire que la licence du client soit en cours de validité.

La date de fin de maintenance est affichée dans l'onglet "A propos" du produit.

3. Vérifier la limite sur la taille des envois.

Depuis la console d'administration PaperCut, menu Options → Editeur de configuration, chercher la clé system.scan.cloud-max-job-size-kb. Cette clé sert de limite à la taille des envois, et sa valeur est exprimée en ko. Si la taille du fichier scanné est supérieure à celle définie par cette clé, l'envoi sera refusé et une erreur apparaîtra dans les logs d'application.
La valeur de cette clé peut être modifiée librement, attention toutefois à définir une valeur raisonnable, des fichiers trop gros pouvant rapidement saturer l'espace disque de l'espace cloud.

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Le scan avec traitement de document (document processing / OCR)

Certaines fonction du scan utilisent le moteur de traitement de document de PaperCut. Celui-ci peut être hébergé localement (nécessite une licence supplémentaire), ou, par défaut, font appel aux services Cloud de PaperCut.

En cas de problèmes :

1. Essayer de désactiver les fonctions de traitement de document pour isoler le problème

Les fonctions appelant le traitement de document sont les suivantes :
- PDF recherchable
- Conversion PDF/A
- Compression PDF
- DOCX
- Séparation par lots
- Suppression de pages blanches
- Suppression des tâches
- Redressement des pages

Si une de ces options est activée et que vous ne disposez pas d'un serveur de traitement de document local, alors les documents passent par le cloud de PaperCut. Désactiver ces options permet de voir si le problème est du au traitement de documents, ou est causé par un autre élément.

2. Vérifier que les ports correspondant soient correctement ouverts :

Le serveur doit accéder aux URL indiquées sur les ports suivants :

443 TCP (HTTPS), vers :
- https://*.papercut.com/*
- https://storage.googleapis.com/*

Les URL spécifiques suivantes sont appeléées :

443 TCP (HTTPS), with connection to:
- https://scan.cloud.papercut.com/*
- https://ocr.cloud.papercut.com/*
- https://scan.eu.cloud.papercut.com/*
- https://ocr.eu.cloud.papercut.com/*
- https://scan.papercut.com/* (legacy)

3. Vérifier la licence

Pour pouvoir être transmis vers les serveurs PaperCut de traitement de documents, il est nécessaire que la licence du client soit en cours de validité.

La date de fin de maintenance est affichée dans l'onglet "A propos" du produit.

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FAQ

Lors d'un scan vers mail, est-il possible de modifier le destinataire du scan directement depuis l'écran de la machine ?

À l'aide des destination de scan interactives, il est possible de rendre les champs de destination et de sujet modifiables par l'utilisateur :

Des valeurs dynamiques sont également supportées. Il n'est en revanche pas possible d'interroger l'annuaire ni le carnet d'adresse du périphérique.

Le scan PaperCut peut-il modifier automatiquement l'orientation du scan (portrait/paysage) afin de faciliter la lecture du document ?

Il n'existe pas de telle fonctionnalité native à PaperCut. Toutefois, les moteurs OCR internes au périphériques peuvent parfois inclure ce type de fonctionnalité, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre fournisseur de matériel le cas échéant.

J'utilise la balise %date% dans le nom de mon document afin d'y associer automatiquement la date du scan, puis-je changer ce format de date ?

Le format de date utilisé dépend des paramètres régionaux de l'OS sur lequel PaperCut est installé, il s'agit de la seule personnalisation possible du format de date.

Mes scans restent dans les dossier /server/data/failed et /server/data/jobs et prennent beaucoup de place, peut-on purger automatiquement ce dossier ?

La durée de rétention des scans en échec peut être paramétrée à l'aide de la clé de configuration avancée system.scan.failed-days

Les scans réussis passent du dossier "jobs" au dossier "backup", et sont retenus pendant 7 jours par défaut. La durée de rétention peut être modifiée à l'aide de la clé de configuration avancée system.scan.backup-days.

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Problèmes connus

Des lenteurs sont observées avec le scan Toshiba sur les dernières gammes de machines.

Les nouvelles gammes Toshiba incluent un moteur OCR, son utilisation en complément du traitement OCR de PaperCut peuvent mener à des problèmes de performances. Pour résoudre cela, ouvrir le menu "Périphériques", sélectionner la machine en question, puis ouvrir le menu "Configuration avancée", localiser la clé ext-device.toshiba.disable-ocr et la passer sur 'Y', puis cliquer sur "Mise à jour".

Message d'erreur Handling exception: java.lang.NullPointerException sur l'écran de la machine lors d'un scan sur des périphériques Canon.

Dans certains cas, des formats de papier non gérés peuvent causer des erreurs lors du scan, il est possible de "forcer" ces formats, et ainsi de résoudre ce type de problème. Pour résoudre cela, ouvrir le menu "Périphériques", sélectionner la machine en question, puis ouvrir le menu "Configuration avancée", localiser la clé ext-device.scan.paper-sizes et la passer sur renseigner les formats attendus (par exemple "A3, A4, A5"), puis cliquer sur "Mise à jour". vérifier également la clé ext-device.scan.default-paper-size