PaperCut - Comprendre et paramétrer les coûts et quotas

Paramétrer les coûts d'impression
Paramétrer les coûts copie
Gérer le quota d'un utilisateur
Automatiser les quotas
Utiliser des comptes partagés
Utiliser les scripts (avancé)
FAQ et dépannage

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Paramétrer les coûts d'impression

Pour paramétrer les coûts d'une file d'impression, se rendre dans le menu "Imprimantes", sélectionner la file d'impression à modifier, puis ouvrir l'onglet "Facturation avancée" :

La facturation standard permet de couvrir la majorité des besoins (A4/A3, Couleur/Mono, Simplex/Duplex), mais d'autres options sont disponibles.

L'onglet "Filtres & Restrictions" permet entre autre de convertir automatiquement les travaux d'impression en monochrome ou en recto verso pour certains utilisateurs, ou de les bloquer en fonction du coût total du job.

S'il s'agit d'une file virtuelle, depuis l'onglet "Résumé", l'option "Les paramètres de coût et de filtre sont modifiés par ceux de la file d'impression cible" est disponible : celle-ci permet d'ignorer les coûts paramétrés sur la file virtuelle, et d'utiliser ceux paramétrés sur les files directes.

Cette option vient avec quelques limitations : PaperCut ne sachant pas à l'avance sur quelle file le travail sera libéré, et le calcul étant effectué après impression, les coûts indiqués avant impression restent ceux de la file virtuelle et peuvent donc différer de ce qui sera réellement facturé à l'utilisateur.

En outre, les paramètres de conversions ne sont pas pris en compte par cette fonction.

Cette option ne doit être utilisée que si les coûts sont différents d'une imprimante à l'autre.

Par défaut, les coûts utilisés pour une nouvelle file d'impression sont ceux renseignés dans celle nommée [Modèle d'imprimante].

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Paramétrer les coûts copie

Les coûts copie concernent toutes les actions effectuées directement depuis le périphérique (copie, scan, fax, impressions USB), ils sont configurés depuis le menu "Périphériques", en sélectionnant le périphérique à modifier.

Dans la partie "Paramètres du périphérique externe" → "Suivi", il est possible d'activer ou désactiver indépendamment les coûts pour les copies, la numérisation, et les fax :

Un paramétrage plus affiné peut être effectué depuis l'onglet "Facturation avancée" :

La facturation standard permet de couvrir la majorité des besoins (A4/A3, Couleur/Mono, Simplex/Duplex), mais d'autres options sont disponibles.

L'onglet "Filtres & Restrictions" permet de restreindre l'accès à la copie ou à la copie couleur à certains groupes d'utilisateurs.

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Gérer le quota d'un utilisateur

Le quota d'un utilisateur peut être géré individuellement depuis le menu "Utilisateurs", en sélectionnant l'utilisateur à modifier :

Le bouton "Ajuster", permet d'ajouter ou de retirer un certain montant du solde, en ajoutant un commentaire si besoin.

La case "Restreint" permet de bloquer l'impression et la copie lorsque le quota est épuisé, en autorisant ou non un certain niveau de découvert.

D'autres options permettent d'ignorer les filtres et restrictions d'une file d'impression, ou d'appliquer une réduction (en pourcentage) des coûts des travaux :

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Automatiser les quotas

Il peut parfois être utile d'automatiser les quotas, en donnant par exemple 100€ par mois pour tous les professeurs, et 20€ par mois pour tous les élèves. Cette action peut être effectuée par groupes d'utilisateurs uniquement.

Pour automatiser un quota, rendez-vous dans le menu "Groupes", puis sélectionner le groupe à modifier :

Dans cet exemple, tous les utilisateurs démarrent avec un quota à 20€, et cumulent 20€ supplémentaires chaque mois jusqu'à une limite de 100€.

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Utiliser des comptes partagés

PaperCut propose la création de "comptes partagés", qui peuvent servir aux utilisateurs pour facturer leur service plutôt que leur compte personnel.

Les comptes partagés peuvent être créés via le menu Comptes → Créer un nouveau compte :

Il est possible de donner accès aux comptes partagés à des groupes ou des utilisateurs individuels depuis l'onglet "Sécurité" du groupe à modifier :

Lorsque l'utilisateur dispose d'un accès à un ou plusieurs comptes partagés, il peut le sélectionner directement depuis l'interface du périphérique, ou à l'aide du module PCClient (nécessite une installation supplémentaire sur le poste de l'utilisateur).

Le comportement de la sélection de compte peut être modifiée depuis le menu "Utilisateurs", en sélectionnant un utilisateur puis dans la rubrique "Sélection de compte" :

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Utiliser les scripts (avancé)

Des scripts peuvent être créés pour affiner le comportement et la facturation de PaperCut suivant certaines conditions.

Une bibliothèque de scripts est intégrée par défaut dans PaperCut, et permet de simplifier la création de scripts pour certains usages courants, par exemple restreindre l'utilisation d'une imprimantes à certaines heures de la journée, sensibiliser un utilisateurs lorsqu'un gros document est sur le point d'être imprimée, ou encore instaurer une limite de pages couleur par jour.

Les scripts peuvent être modifiés en sélectionnant l'imprimante ou le périphérique à modifier, puis en ouvrant l'onglet "Script" :

S'agissant de fonctions avancées, permettant d'obtenir des comportements n'étant pas prévu nativement dans PaperCut, nous ne pouvons pas fournir de support si un script génère un comportement inattendu, en outre, nous recommandons vivement de modifier et tester les scripts sur des imprimantes ou périphériques de test, avant de les passer en production.

Les fonctions disponibles sont détaillées sur le site de l'éditeur :

- Pour les imprimantes :  https://www.papercut.com/help/manuals/ng-mf/common/script-print-api/

- Pour les périphériques : https://www.papercut.com/help/manuals/ng-mf/common/script-device-api/

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FAQ et dépannage

Les rapports PaperCut indiquent un nombre d'impression différent des rapports périphériques, pourquoi ?

PaperCut est un outil de gestion d'impression, et non un outil de gestion de flotte, il n'y a pas d'interrogation des compteurs de la machine, mais uniquement une comptabilisation du nombre de pages spoulées (pour les impressions), ou rapportées par la machine (pour les copies).

Par exemple, une comptabilisation incorrecte peut avoir lieu si :

- L'utilisateur contourne le système et imprime sans passer par PaperCut, cet article propose quelques solutions pour éviter cette situation

- Une impression est lancée, les documents sont spoulés, mais la machine rencontre un problème : si un document de 50 pages est envoyé, mais que la machine rencontre un bourrage ou un autre dysfonctionnement au bout de 10 pages, PaperCut comptabilisera 50 pages (spoulées et envoyées vers la machine), alors que la machine en comptabilisera uniquement 10 (réellement imprimées). Cela peut être évité à l'aide de la vérification matérielle, attention toutefois, cela peut entraîner des délais d'impression, et nécessite des configurations supplémentaires.

- Le périphérique ne comptabilise pas de la même manière que PaperCut : nous avons pu voir, pour certains modèles, que si une page couleur est présente dans le job envoyé, alors l'intégralité du job est comptabilisé en couleur, par exemple pour un job comprenant 3 pages couleur et 7 pages monochrome, PaperCut comptabilisera bien ce nombre de pages, là où le périphérique comptabilisera 10 pages dans son compteur couleur.

 

Les travaux sont libérés en couleur mais facturés en monochrome

Pour simplifier la facturation, PaperCut propose de sélectionner le mode de détection couleur. Si le choix sélectionné est "Désactivé", tous les jobs sont facturés comme monochromes, pour autant, les jobs ne sont pas convertis à l'aide de cette fonction, il est donc possible que le job soit imprimé en couleur, mais facturé en monochrome, il est recommandé de sélectionner la détection standard ou la détection par page pour les imprimantes couleur.

 

Les copies ne sont pas comptabilisées sur un périphérique Toshiba.

Sur certaines gammes récentes de machines Toshiba, un paramètre de confidentialité a été ajouté, et anonymise l'utilisateur connecté, il en résulte des copies enregistrées sous le nom "******" au lieu du nom réel de l'utilisateur, et donc une absence de comptabilisation pour cet utilisateur.
Ce paramètre peut être modifié via la page web de la machine (TopAccess), depuis le menu Administration → Setup, localiser l'option "Log data privacy settings" et la régler sur "Store".

 

Certains utilisateurs impriment en direct sans passer par PaperCut, les documents ne sont donc pas comptabilisés, que faire ?

Suivant la configuration du réseau et du périphérique, il est possible qu'un utilisateur contourne PaperCut en installant l'imprimante en direct sur son poste, ou en effectuant des impressions USB par exemple.

PaperCut propose cet article avec quelques recommandations à ce sujet, pour résumer, cela peut être résolu d'une des manières suivantes :

• Désactiver l'impression USB/Bluetooth/AirPrint/WSD sur les copieurs
• Configurer la machine pour qu'elle n'accepte que les jobs venant d'une certaine IP (en l'occurrence celle de votre serveur PaperCut)
• Placer les machines dans un autre sous-réseau, et n'autoriser que les communications entre votre serveur PaperCut et les machines, et bloquer celles entre les postes utilisateurs et les machine

S'agissant d'opérations à effectuer directement sur les machines, et les menus dans lesquels ces options sont disponibles pouvant varier d'un modèle à l'autre, vous pouvez vous rapprocher de votre fournisseur de matériel pour appliquer les deux premières méthodes, ou de votre administrateur réseau si vous souhaitez appliquer la troisième.

 

Les impressions en USB ne sont pas comptabilisées

S'agissant d'opérations effectuées directement au niveau du périphérique, PaperCut se base sur les coûts copie et non les coûts d'impressions lorsqu'un travail est envoyé depuis un support USB, assurez-vous que les coûts copie soient bien renseignés pour ce périphérique.

En outre, certains embarqués ne supportent pas le tracking des impressions USB, c'est notamment le cas des machines Ricoh SDK/J. Pour en savoir plus, rapprochez-vous de votre revendeur PaperCut.

 

Comment copier en masse les coûts d'une imprimante ou d'un périphérique vers tous les autres ?

Une fois les coûts paramétrés pour une imprimante, il est possible de la déployer sur toutes les autres. Pour cela, ouvrir la fiche de l'imprimante en question, et choisir "Copier paramètres vers d'autres imprimantes" :

Cocher "Copie des paramètres de coûts", et sélectionner les imprimantes sur lesquelles vous souhaitez copier les paramètres :

Une option similaire est disponible depuis les périphériques pour copier les coûts copie.

 

Mes utilisateurs sont restreints, mais certains ont tout de même dépassé leur quota, pourquoi ?

Ce problème est connu uniquement lors de copies, pour certaines version d'embarqués : toutes les interfaces embarquées ne supportent pas le "Zero stop", permettant d'interrompre un job lorsque le quota est dépassé, pour d'autres, en raison du délai de communication entre le périphérique et le serveur, il est possible d'avoir un dépassement de quelques pages entre le moment où le quota est dépassé, et le moment où le serveur demande au périphérique d'interrompre le job.

 

Comment modifier en masse le solde de plusieurs utilisateurs ?

Pour modifier le quota de plusieurs utilisateurs simultanément, rendez-vous dans le menu Utilisateurs, puis "Modification utilisateurs par lots" :

Des options vous permettent alors de sélectionner les utilisateurs à modifier (en fonction de leur groupe, service, solde restant, etc.), et, entre autres, d'ajuster ou d'éditer leur crédit.

La fonction "Ajuster" ajoute ou retranche la valeur indiquée, la fonction "Editer" écrase le solde actuel avec la valeur indiquée.